Cómo añadir colaboración en el editor de bloques de WordPress (estilo Google Docs)

El editor de bloques de WordPress es excelente para crear contenido, pero una cosa importante que le falta es una función colaborativa.

Esta función es importante para un trabajo en equipo eficiente, especialmente si administras un blog de varios autores como WPBeginner. Afortunadamente, hemos encontrado una forma fácil y sin código para agregar esta función para que puedas colaborar directamente en WordPress.

Esto significa que puedes dejar comentarios, sugerir ediciones y trabajar juntos en publicaciones como lo harías en Google Docs, todo sin salir de WordPress.

Aquí te mostramos cómo puedes agregar funciones de colaboración al editor de bloques de WordPress.

¿Por qué usar un plugin de edición colaborativa para WordPress?

Si administras un sitio web de WordPress de varios autores, es posible que a menudo quieras dejar una sugerencia o comentario para un autor.

De manera similar, es posible que necesites trabajar con varios autores en el mismo artículo en WordPress. Esto significa que tienes que cambiar entre diferentes aplicaciones, como correo electrónico o Google Docs, para comunicarte con otros autores.

Cambiar de un lado a otro de esta manera puede ser ineficiente y ralentizar tu flujo de trabajo.

¿No sería genial si pudieras comunicarte directamente dentro del editor de bloques de WordPress? De esta manera, tu equipo puede colaborar de manera más eficiente para crear mejor contenido para tus usuarios.

Teniendo esto en cuenta, veamos cómo hacer que la edición colaborativa sea posible fácilmente en WordPress. Aquí están los temas que cubriremos, y puedes usar los enlaces rápidos a continuación para navegar por el artículo:

• Cómo habilitar la colaboración de documentos en el editor de WordPress
• Cómo administrar las actividades colaborativas y los comentarios de un documento
• Cómo recibir notificaciones por correo electrónico de comentarios editoriales en WordPress
• Preguntas frecuentes (FAQ)

Cómo habilitar la colaboración de documentos en el editor de WordPress

Por defecto, WordPress no viene con una solución integrada para que los equipos se comuniquen dentro del área de administración de WordPress, por lo que en este tutorial, utilizaremos un plugin de edición colaborativa.

Primero, necesitas instalar y activar el plugin Multicollab. Para más detalles, consulta nuestra guía paso a paso sobre cómo instalar un plugin de WordPress.

Una vez que el plugin haya sido activado, necesitarás editar una publicación o página existente de WordPress o crear una nueva publicación.

En la pantalla de edición de la publicación, selecciona cualquier texto que quieras resaltar para los miembros de tu equipo y haz clic en el botón 'Comentario' en la barra de herramientas.

Esto abre una ventana emergente donde puedes dejar un comentario para que otros miembros del equipo lo vean.

Simplemente escribe en el campo y haz clic en el botón 'Comentario' cuando hayas terminado.

Si quieres agregar un usuario en particular a la conversación, eso es fácil.

Simplemente escribe el signo @ y selecciona su nombre de usuario del menú desplegable.

También puedes elegir asignar un comentario en particular al usuario etiquetado.

Esto les permitirá rastrear cualquier tarea y comentario asignado a ellos y marcarlos como completados.

Notarás el comentario asignado al usuario específico que has etiquetado.

Puedes agregar comentarios en casi cualquier texto, en cualquier parte de la publicación o página.

El botón de comentario aparecerá en la mayoría de los bloques.

Esto incluye encabezados, tablas, columnas, citas, y más.

También puedes agregar comentarios a los campos de pie de foto para imágenes, audio y videos incrustados.

Al igual que en Google Docs, tus comentarios se guardan automáticamente en el momento en que los publicas. Esto significa que tus comentarios están seguros incluso si no guardas la publicación completa.

Ahora, es posible que desees ver cómo aparecería para otros usuarios. Para hacerlo, simplemente puedes iniciar sesión en tu sitio web de WordPress con otra cuenta.

Asegúrate de que esta otra cuenta tenga el rol de usuario o permiso para editar la publicación o página donde dejaste comentarios.

Por ejemplo, los usuarios con el rol de 'Editor' o 'Autor' podrán ver y responder a los comentarios.

Una vez que hayas iniciado sesión, simplemente edita la publicación, y verás que las áreas de texto donde dejaste comentarios anteriormente están resaltadas. Al hacer clic en ellas, aparecerá la ventana emergente del comentario.

Adelante y siéntete libre de agregar una respuesta a uno de los comentarios. Tu respuesta aparecerá debajo del comentario original.

Una vez que un problema se soluciona, puedes cerrar ese hilo de comentarios haciendo clic en la casilla de verificación 'Marcar como resuelto'.

Cómo administrar las actividades colaborativas y los comentarios de un documento

¿Quieres ver todos los comentarios de una publicación en un solo lugar?

Puedes ver y administrar toda la actividad y los comentarios del documento haciendo clic en el botón 'Multicollab' en la esquina superior derecha de la pantalla.

Te mostrará los comentarios recientes en la pestaña Actividades. Desde aquí, puedes responder directamente a un comentario o marcarlo como resuelto.

Si no deseas ver comentarios mientras trabajas en un artículo, simplemente cambia a la pestaña Configuración y activa la opción 'Ocultar comentarios'.

El plugin también te permite ver un resumen general de las actividades en el documento actual bajo la pestaña Resumen.

Aquí, puedes ver la información de la última edición y las estadísticas generales de comentarios para el artículo actual.

Cómo recibir notificaciones por correo electrónico de comentarios editoriales en WordPress

Multicollab puede enviar notificaciones por correo electrónico a los superadministradores cuando hay comentarios nuevos.

Puedes activarlo yendo al menú Multicollab en el panel de administración y navegando a la pestaña ‘Configuración’.

Aquí, simplemente marca la casilla ‘Notificar al superadministrador de todos los comentarios nuevos’.

Para notificaciones por correo electrónico confiables, recomendamos usar el plugin WP Mail SMTP. Se asegurará de que todos los correos electrónicos de notificación lleguen a la bandeja de entrada de los usuarios.

Usamos WP Mail SMTP en nuestros propios sitios web porque garantiza que los correos electrónicos de notificación importantes se entreguen de manera confiable en la bandeja de entrada de tu equipo. Para obtener más información sobre nuestra experiencia con la herramienta, puedes ver nuestra reseña completa de WP Mail SMTP.

El plugin también tiene una versión gratuita disponible que es más que suficiente.

Por defecto, WordPress utiliza la función mail() de PHP para enviar correos electrónicos. Sin embargo, esta función puede ser fácilmente abusada y la mayoría de las empresas de hosting de WordPress no la tienen configurada correctamente.

WP Mail SMTP soluciona este problema al permitirte enviar fácilmente correos electrónicos de WordPress utilizando un servidor SMTP adecuado.

Para más detalles, por favor, consulta nuestra guía sobre cómo solucionar el problema de que WordPress no envía correos electrónicos.

Preguntas frecuentes (FAQ)

Aquí están algunas de las preguntas más comunes que recibimos sobre cómo agregar funciones colaborativas a WordPress.

¿Cuál es el mejor plugin para la colaboración estilo Google Docs en WordPress?

Para agregar comentarios y sugerencias similares a Google Docs, recomendamos Multicollab, que es el plugin que presentamos en este tutorial.

Se integra sin problemas en el editor de bloques y es muy fácil de usar para los equipos.

¿Pueden varios usuarios editar una publicación al mismo tiempo en tiempo real?

Multicollab permite la colaboración asíncrona, lo que significa que los usuarios pueden dejar comentarios para que otros los revisen en cualquier momento.

Actualmente no ofrece edición simultánea en tiempo real donde puedas ver a varias personas escribiendo a la vez.

¿Existen plugins de colaboración gratuitos para WordPress?

Sí, la versión principal del plugin Multicollab es gratuita. Proporciona todas las funciones esenciales de comentarios y colaboración que la mayoría de los equipos necesitan para mejorar su flujo de trabajo.

¿Cómo afectan los roles de usuario a los plugins de colaboración?

Las herramientas de colaboración respetan los roles y permisos estándar de usuario de WordPress.

Para que un miembro del equipo comente una publicación, debe tener un rol como 'Editor' o 'Autor' que le otorgue permiso para editar esa publicación.

Esperamos que esta guía te haya ayudado a configurar una colaboración sencilla en tu sitio web de WordPress, al igual que en Google Docs. También te puede interesar ver nuestra selección de los mejores plugins de bloques de Gutenberg y nuestra guía para principiantes sobre las revisiones de publicaciones de WordPress.

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