So erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen für Beiträge, die in WordPress auf Überprüfung warten

Als Team, das mehrere WordPress-Seiten verwaltet, wissen wir, wie frustrierend es sein kann, den Überblick über Beiträge zu behalten, die auf eine Überprüfung warten. Als wir anfingen, mussten wir uns ständig anmelden und das Dashboard überprüfen, um zu sehen, ob neue Inhalte unsere Aufmerksamkeit erforderten.

Deshalb haben wir nach Möglichkeiten gesucht, E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, sobald ein Beitrag zur Überprüfung bereit war. Nach jahrelangen Tests verschiedener Methoden haben wir mehrere zuverlässige Lösungen gefunden, die Ihnen Zeit sparen und Engpässe bei der Inhaltslieferung verhindern können.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen die einfachsten Möglichkeiten, E-Mail-Benachrichtigungen für ausstehende Beiträge in WordPress einzurichten. Egal, ob Sie einen kleinen Blog betreiben oder ein Team von Autoren verwalten, diese Methoden helfen Ihnen, Ihren Content-Workflow zu optimieren.

Warum E-Mail-Benachrichtigungen für ausstehende Beiträge in WordPress erhalten?

E-Mail-Benachrichtigungen für Beiträge zu erhalten, die „zur Überprüfung anstehen“, ist wichtig für die Verwaltung eines WordPress-Blogs mit mehreren Autoren.

Es hilft Ihnen, schnell zu erkennen, wann Autoren oder Gastautoren neue Beiträge einreichen, damit Sie diese schnell bearbeiten und veröffentlichen können. Diese E-Mails stellen auch sicher, dass Sie keine Einreichungen verpassen, was Ihren Arbeitsablauf reibungsloser gestaltet und Zeit spart.

Insgesamt kann der Erhalt von E-Mail-Benachrichtigungen für Beiträge, die als „zur Überprüfung ausstehend“ markiert sind, Ihren redaktionellen Workflow verbessern.

Lassen Sie uns nun sehen, wie Sie benutzerdefinierte E-Mail-Benachrichtigungen einrichten können, wenn Beiträge in WordPress als „zur Überprüfung anstehend“ markiert werden.

So erhalten Sie E-Mails für Beiträge, die in WordPress auf Überprüfung warten

Der beste Weg, E-Mail-Benachrichtigungen für eine WordPress-Website mit mehreren Autoren zu erstellen, ist die Verwendung von PublishPress Planner. Dieses Plugin verfügt über einen Content-Kalender, der die Planung von Beiträgen erleichtert und es Redakteuren ermöglicht, private Kommentare und Feedback zu Autorenbeiträgen zu hinterlassen.

Es ist auch ein großartiges Plugin, um jedes Mal eine E-Mail-Benachrichtigung zu senden, wenn ein WordPress-Beitrag den Status „Zur Überprüfung ausstehend“ hat.

Das Erste, was Sie tun müssen, ist das PublishPress Planner Plugin zu installieren und zu aktivieren. Weitere Details finden Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung unter wie man ein WordPress-Plugin installiert.

Nach der Aktivierung müssen Sie zu Planer » Benachrichtigungen auf der Plugin-Einstellungsseite wechseln.

Standardmäßig sendet PublishPress Planner dem Website-Administrator eine E-Mail, wenn neue Inhalte veröffentlicht werden und redaktionelle Kommentare zu einem Beitrag hinzugefügt werden.

Um eine neue benutzerdefinierte Benachrichtigung zu erstellen, klicken Sie auf 'Neu hinzufügen'.

Sie können damit beginnen, einen Titel für die Benachrichtigung einzugeben.

Dies dient nur zu Ihrer Information, sodass Sie alles verwenden können, was Sie möchten.

Sie können nun die Beitragsstatusbenachrichtigung über die „Workflow-Einstellungen“ erstellen.

Klicken Sie unter 'Wann benachrichtigen?' auf das folgende Kontrollkästchen: 'Wenn der Inhalt in einen neuen Status verschoben wird'.

Danach müssen Sie das Dropdown-Menü „Neuer Status“ öffnen und „Zur Überprüfung ausstehend“ auswählen.

Als Nächstes müssen Sie die Inhaltstypen angeben, die bei Ihrer WordPress-Website eine E-Mail-Benachrichtigung auslösen sollen.

Sie können die Optionen auswählen, um Benachrichtigungen für alle Beiträge, alle Seiten, alle Seiten und Beiträge oder für bestimmte Kategorien und Tags zu senden.

Wenn beispielsweise alle Gastblogger den Tag „Gastbeitrag“ verwenden, können Sie das Kontrollkästchen „Taxonomie“ auswählen und dann „Gastbeitrag“ aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Die einfachste Option ist, Benachrichtigungen für alle Beiträge oder Seiten zu aktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen neben „Beitragstyp“ aktivieren.

Wenn das erledigt ist, können Sie das Dropdown-Menü öffnen und das Kontrollkästchen neben 'Beitrag', 'Seite' oder 'Alle auswählen' aktivieren.

Als Nächstes müssen Sie PublishPress mitteilen, wen Sie benachrichtigen möchten, indem Sie die Einstellungen unter ‘Wen benachrichtigen?’ verwenden.

Wenn Sie die einzige Person sind, die benachrichtigt werden muss, können Sie einfach das Kontrollkästchen neben „Website-Administrator“ aktivieren.

Wenn es mehrere Redakteure gibt, empfehlen wir die Erstellung einer Redakteursrolle, falls Sie dies noch nicht getan haben. In unserem Anfängerleitfaden zu Benutzerrollen und Berechtigungen erfahren Sie, wie Sie Rollen zuweisen.

Danach können Sie einfach das Kontrollkästchen 'Rollen' aktivieren und 'Editor' aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Wenn Sie bestimmte Personen benachrichtigen müssen, ist eine weitere Option die Auswahl von „Benutzer“.

Sie können dann einzelne Benutzer aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Wenn Sie mit der Einrichtung der Benachrichtigung zufrieden sind, können Sie zum Abschnitt „Was soll gesagt werden?“ scrollen und die Nachricht eingeben, die die Benutzer erhalten.

Hier können Sie eine Mischung aus statischem Text und allen Shortcodes in der rechten Spalte verwenden.

Jedes Mal, wenn eine E-Mail erstellt wird, ersetzt PublishPress diese Shortcodes durch echte Werte. Auf diese Weise können Sie hilfreichere und nützlichere E-Mails erstellen, indem Sie relevante Informationen einfügen, wie z. B. den Namen des Autors und einen Link zum WordPress-Blogbeitrag, der überprüft werden muss.

Sie können beispielsweise den folgenden statischen Text und Shortcode zum Betreff der Benachrichtigungs-E-Mail hinzufügen:

„[psppno_post title]“ ist zur Überprüfung bereit

Sie können eine ähnliche Mischung aus Shortcodes und einfachem Text im E-Mail-Body-Format verwenden.

Wenn Sie mit der Einrichtung der E-Mail zufrieden sind, klicken Sie auf „Veröffentlichen“.

PublishPress Planner sendet nun jedes Mal eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein Beitrag zur Überprüfung bereit ist, an die relevanten WordPress-Benutzer.

PublishPress Planner ermöglicht es Ihnen auch, benutzerdefinierte Beitragsstatus für Blogbeiträge hinzuzufügen. Auf diese Weise können Sie einen Redaktions-Workflow erstellen, der den Anforderungen Ihrer Website entspricht.

Möglicherweise möchten Sie auch unseren Leitfaden zum E-Mail-Versand an Autoren nach der Veröffentlichung von Artikeln in WordPress lesen. Wenn Sie Gastbeiträge akzeptieren, kann dies Ihre Gastautoren dazu anregen, Ihre Inhalte mit ihrem Publikum zu teilen.

Pro-Tipp: Verwenden Sie WP Mail SMTP, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails zugestellt werden

Jetzt, da Sie E-Mail-Benachrichtigungen eingerichtet haben, möchten Sie sicherstellen, dass sie sicher im Posteingang des Redaktionsteams ankommen und nicht im Spam-Ordner. Leider haben viele Leute ein Problem damit, dass WordPress keine E-Mails sendet.

Das könnte daran liegen, dass Ihr WordPress-Hosting-Server nicht richtig konfiguriert ist, um die PHP mail()-Funktion zu verwenden. Viele E-Mail-Anbieter kennzeichnen auch fälschlicherweise WordPress-E-Mails als Spam.

Hier kommt WP Mail SMTP ins Spiel. Es ist das beste WordPress SMTP-Plugin, mit dem Sie ganz einfach WordPress-E-Mails über jeden SMTP-Dienstanbieter versenden können und sicherstellen, dass sie sicher im Posteingang des Empfängers ankommen.

Wählen Sie aus verschiedenen Mailer-Optionen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen, darunter beliebte Dienste wie Gmail, Sendinblue und Amazon SES.

Für Schritt-für-Schritt-Anleitungen siehe unseren Leitfaden zum Einrichten von WP Mail SMTP mit jedem Host.

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Wir hoffen, dieser Artikel hat Ihnen geholfen zu lernen, wie Sie E-Mail-Benachrichtigungen für zur Überprüfung anstehende Beiträge in WordPress einrichten.

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